Ahorrar de costos de logística en las operaciones de documentación puede ser un gran desafío. Al llevarse a cabo en un papel, suelen ser lenta y crear cuellos de botella en la productividad, lo que genera que los contenidos en los documentos de envío (conocimientos de embarque, manifiestos, recibos de entrega, etc.) sean difíciles de procesar y rastrear.

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Si almacena y administra archivos en papel, sabe cuanto espacio ocupan los archivadores. También conoce el tiempo y el costo de su personal para archivar y recuperar cada documento, cada vez que sea necesario. Y si bien, puede simplificar el uso de una empresa de administración de registros, su precio real es alto: tarifas por tercerizar el trabajo, falta de acceso inmediato a la información y la incapacidad de vincular información con sus sistemas centrales.

Ahorre costos de logística con la gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM). Esta estrategia tomada principalmente de las empresas de tecnología de la información, posibilita que esta sea de fácil acceso y recuperación para una administración de contenido más rápida y eficiente. ECM brinda la posibilidad de tener acceso instantáneo, con una capacidad de respuesta mejorada para los clientes.

Conjuntamente con su planificación de recursos empresariales (ERP) o su sistema de gestión de cadena de suministro (SCM), ECM permite automatizar la captura de todos los formatos de documentación de envío en papel y formatos electrónicos – conocimientos de embarque, manifiestos, recibos de entrega – montaje de documentos completos colecciones por transacción. La precisión se valida con la información del proveedor y del cliente almacenada en su ERP o SCM, y el flujo de trabajo automatizado con todos los departamentos involucrados en cada transacción.

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Estas son algunas ventajas que proporciona la implementación de ECM en los procesos logísticos:

Rapidez en entregas: permite un mejor tiempo de entrega y relaciones más sólidas con los clientes (y el proveedor).

Seguridad de la documentación: los datos están seguros con ECM y lejos de perderse. Las personas que necesitan acceder a su documentación de distribución pueden hacerlo.

Precisión asegurada: con la sincronización de ECM con sus bases de datos ERP, SCM y del sistema comercial, toda la información se verifica en tiempo real, alertando a los usuarios de las discrepancias. De lo contrario, es simplemente un procesamiento directo en el flujo de trabajo automatizado.

Menores costos de distribución de documentos: la automatización no necesita el envío de documentos físicos y por tanto, no genera todos los costos asociados.

Notificaciones y aprobaciones más rápidas: con el flujo de trabajo automatizado de ECM, todos en su cadena de suministro sobre la necesidad de conocer lo hacen tan rápidamente a través de notificaciones automáticas, procesos de aceleración y cumplimientos.

Capacidad de agregar documentos: como actualizaciones y aprobaciones deben agregarse a los documentos originales, pueden ser al mismo tiempo que se mantiene la integridad de la información original del documento. Los usuarios pueden ingresar notas en un campo preestablecido o en una ubicación de nota post-it digital adyacente a la información que se está tratando. Los datos originales del documento no cambian, aunque los usuarios de ECM y de la línea de negocios pueden agregar y seguir información útil en toda su organización.

Es claro que la realización manual de estos procesos consumirá más tiempo y afectará tanto el rendimiento de sus empleados como de la empresa. La repetición de estas actividad puede producir errores de procesamiento. Al automatizar gran parte del trabajo de ingreso de datos y reutilizar a sus empleados para realizar tareas de mayor valor, están más contentos, más comprometidos y con más recursos (menos rotación y capacitación).

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Información de: Industry today