El programa de gestión de inventario es un punto clave para el manejo estratégico de toda organización, quienes cada vez son más conscientes de la necesidad de realizar una óptima gestión de inventario y adecuada administración de sus almacenes. Aunque, no se trata simplemente de hacer pedidos y almacenar materiales, es el desarrollo de un plan adecuado que involucra una relación entre personal, procesos y productos.

Para tener éxito se deben involucrar estas tres áreas:

Personal

Se debe alinear al equipo con las mejores prácticas y procedimientos para que los procesos sean eficaces. Las organizaciones de cualquier tamaño deben adoptar culturas específicas basadas en procesos, en cuanto a cómo se gestiona y se accede al inventario. Es decir, que si ocurre algún cambio en el proceso los empleados deben estar informados, esto asegura que son conscientes de los nuevos procedimientos.

Por otro lado, se debe crear una cultura de responsabilidad de los materiales, el equipo debe comunicar los tipos y cantidades de materiales utilizados. La responsabilidad de informar a los supervisores cuáles productos se utilizan realmente, cuales son necesarios es indispensable para el éxito de la gestión de inventario.

Procesos

Cuando se cambian los sistemas de inventario, se debe planificar cada proceso para su producción. Es importante alinear al equipo con antelación acerca de cualquier cambio, para que se desarrolle con eficiencia.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que cuando cambian los sistemas de gestión de inventario, también está cambiando la forma en que la producción se ejecuta en la organización. Cuando se logra un mejor control de inventario, se pueden eliminar los tiempos de espera de un producto.

Materiales

Es posible que se sepa con claridad qué materiales y herramientas necesita el equipo para tener éxito, pero en la mayoría de las organizaciones se requiere prueba y error. Es decir,  que deben haber varios ciclos de recolección de retroalimentación del equipo para descubrir exactamente cuáles son los que se necesita tener a la mano y con qué frecuencia debe ser reabastecido. De hecho, su distribuidor también puede identificar tendencias comunes en su industria y recomendar la mejor manera de empezar. Una vez sean identificadas las necesidades de su industria, esta optimización prevendrá la falta de materiales en los próximos años.

El almacenamiento de inventario es una tarea costosa. Cada producto que tenga a la mano y que no se está utilizando, ocupa un espacio valioso que requiere recursos de personal que podrían ser utilizados para la producción.

En lugar de adivinar cuántos productos pedir para una temporada, puede saber exactamente cuantos necesita. Es por eso, que un sistema de gestión planificado puede ayudar a reducir tiempo y costos de producción. 

Fuente: Grainger